文書管理サービス
Document Management
⽂書管理とは
⾏政機関や企業等の組織内において⽇々作成・⼊⼿する⽂書や資料、記録等の様々な⽂書類を、業務の効率化や円滑化、セキュリティ強化、業務承継等を⽬的に、作成・⼊⼿から伝達、保管そして廃棄までの「ライフサイクル」を⼀定のルールのもとに⼀元的に管理し、常に有効活⽤できる環境を構築することをいいます。
⽂書管理の⽬的
1業務の効率化・円滑化
組織には様々な⽂書や記録が発⽣します。昨今では、ペーパーレス化の推進によりデータ化された記録も含まれ、ペーパーとデジタルデータが重複して保管もされているケースも多く⾒受けられます。⽂書・記録・資料・図⾯・データ・ICT（ソフト/ハード）等、様々な情報資産の管理ルール・規程の作成および分類整理・データベース構築まで情報関連法等コンプライアンスも踏まえて、お客様に最適な改善・運⽤システムをご提案するソリューションです。
業務効率化・⽣産性向上
2情報コンプライアンス・セキュリティ強化
⽂書・資料類の散在や紛失により機密性の⾼い情報が外部に流出してしまった場合、会社や組織の信⽤を⼤きく失墜させるのみならず、時には損害賠償を請求されることもあります。守秘義務を求められるもの、また、営業機密情報等の記載がある⽂書類の保管⽅法やアクセス管理等、⽂書管理の徹底により「組織を守る」基盤作りが必要となります。
セキュリティ
3業務承継
必要な⽂書類を常にすぐに取り出せる環境を⽤意することにより、営業の協働や技術の承継、事務処理の引き継ぎ等、業務承継時の効率化や円滑化が望めます。特に、営業・企画・技術・開発関係の⽂書・資料類は、ルールに基づく⽂書管理により、⼀元的な蓄積と共有化が進むと同時に、幅広い利活⽤が活発化し、業務遂⾏時の効率化や⽣産性向上にもつながります。
オフィス環境
こんなお悩みはありませんか
- 法定保存義務のある⽂書以外は保存年限のルールが曖昧なため、廃棄してよい⽂書か否かの判断がつかず保管量が増⼤している
- ペーパーレス化を進めたいがどう進めて良いか分からない
- 必要な時にすぐに⽂書や資料が探せない
- 担当者ごとに⽂書が管理され共有化が進んでいないため関連⽂書・資料の参照ができない
- ⽂書の最新版の管理ができておらず、旧版を使ってしまい業務に⽀障が出てしまった
- ⽂書保管が担当者任せで、担当者がいないと存否さえも分からない
- ⽂書・資料の散在で、紛失や改ざん、漏えい等のリスクがある
NRMの⽂書管理サービス
NRMは、情報資産管理の専⾨会社として多くの⾏政機関・企業様へサービスをご提供してきた実績があります。数多くの経験と事例を基に、お客様の特性にあった⽂書管理の仕組み作りやルール作りをご提案いたします。併せて、きめ細かな教育・研修プログラムや定期点検・監査プログラム等、⽂書管理メンテナンスには必須といえる各種プログラムをご提供いたします。
⽂書・資料・記録および物品類の効率的な整備から
システム構築、保全運⽤まで⼀貫したサービスをご提供いたします。
⽂書管理の流れ
NRM⽂書管理サービスの3要素
文書管理ルールを社内で標準化・統一化することで、部署や人によってまちまちだった文書管理の仕組みを一元化し、情報の共有化を促進します。
文書（紙＋電子）の作成から伝達、保管、廃棄までの「ライフサイクル」を一元管理するシステムの導入により、効率的な文書管理作業と検索の利便性向上を図ります。
文書管理サポート機能と教育・研修プログラム等の組み合わせで、効率的、かつ持続可能な仕組みを実現します。
NRM⽂書管理サービスの基本メニュー
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実態調査・分析・詳細設計
NRMのコンサルタントがお客様の⽂書管理状況を分析し、改善策とロードマップ、および実⾏詳細設計を⽴案します。 
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ルールの作成
NRMのコンサルタントが、お客様の業務に適合する各種ルールを作成しご提供いたします。
①情報分類ルール、②保管ルール、③ファイル標準、④電⼦⽂書管理ルール、⑤ペーパーレス化ルール、⑥電⼦化ルール、⑦⽂書減量化・定量管理ルール 等 
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ツール・運⽤⽅式検討
NRMのコンサルタントが、お客様の業務環境に適合する各種ツールをご提案いたします。
①統合ドキュメント管理システム（紙⽂書・電⼦化⽂書・電⼦⽂書の⼀元管理システム）、②ストレージサーバ運⽤、③受発信管理運⽤、④⽂書管理メンテナンス運⽤、⑤⽂書管理サポート機能 等 
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基礎整備（紙）
NRMの⽂書管理クラークが、お客様のオフィスに常駐して各種作業を代⾏いたします。
①情報分類ルールをもとに分類仕分け、②保管ルール、ファイル標準化に基づき再ファイル、③⽂書減量化作業、④統合ドキュメント管理システムに登録 
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基礎整備（電⼦）
NRMの⽂書管理クラークが、お客様のオフィスに常駐して各種作業を代⾏いたします。
①電⼦⽂書管理ルールに基づきサーバ内データの整理・分類、②ペーパーレス化ルールに基づき紙のスキャン電⼦化、③統合ドキュメント管理システムに登録 
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⽂書管理メンテナンスの運⽤
NRMの⽂書管理クラークが、お客様のオフィスに常駐（必要に応じてリモートの併⽤）して各種作業を代⾏いたします。
①⽂書管理メンテナンス運⽤ルールに基づき新運⽤の開始、②⽂書管理サポート機能の導⼊
⽂書・資料の基礎整備⽀援サービス
専⾨スタッフがオフィスに常駐して文書と資料の基礎整備をサポートいたします。
⽂書・資料の基礎整備段階でのサポート機能として、お客様のオフィスにNRM専⾨スタッフが常駐（必要に応じてリモートの併⽤）し、各ルールに基づく分類仕分けや電⼦化スキャニング、⽂書管理システムへの登録、保存・廃棄作業等、⼿間の掛かる作業を代⾏いたします。
本サービスにて、お客様の⽂書・資料整理作業負担を⼤幅に軽減し、コア業務に集中できるようサポートいたします。
基本サービス（紙と電⼦の保全運⽤を代⾏いたします）
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現状調査・分析作業
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⽂書管理に関わる
各種ルールの作成 -
分類仕分けとファイリングタイトル付け
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ストレージサーバ内
電⼦データの整備 -
⽂書・資料の電⼦化スキャニング
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⽂書保存庫の整理
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⽂書削減・抹消措置
- 上記メニューからニーズに沿って選択と組み合せにて対応いたします。
- 上記メニュー以外も数多くご⽤意しておりますのでお気軽にご相談ください。
⽂書管理のメンテナンス運⽤⽀援サービス
専⾨スタッフが⽂書管理メンテナンス運⽤を⼀貫してサポートいたします。
基礎整備期から継続してNRM専門スタッフが常駐し（必要に応じてリモートサービスで対応可）、文書管理メンテナンス運用業務を代行いたします。本サービスにて、運用作業の標準化や効率化、および属人管理から組織共有化に向けた諸施策をサポートいたします。
基本サービス（紙と電⼦の保全運⽤を代⾏いたします）
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各ルールの更新管理
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新規発⽣⽂書資料の分類ファイリング・データ登録
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⽂書受発信管理サービス
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オンデマンド電⼦化サービス
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⽂書資料の保存サービス
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⽂書資料の溶解抹消サービス
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⽂書管理ヘルプデスク
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⽂書削減・抹消措置サービス
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⽂書管理に関わる教育研修サービス
⽂書資料の⼀元管理センター運営サービス
- レコードマネジメントセンター運営サービス
- ⽂書資料センター運営サービス
- 情報センター運営サービス
- 上記メニューからニーズに沿って選択と組み合せにて対応いたします。
- 上記メニュー以外も数多くご⽤意しておりますのでお気軽にご相談ください。
サービス内容の詳細や価格帯、⼯程等お気軽にご相談ください。