文書の電子化サービス

図面を必要とする際、検索時間や手間が増大し、業務の効率が低下していました。さらに、年月を経た古い図面は、紙の劣化や色落ちにより、内容が読み取りづらくなるという問題も生じており、図面の確認作業がスムーズに進行しづらい状況が常態化していました。これらの課題に直面し、電子化を検討する契機となりました。

• 施行に関する図面や資料、社内の機密事項に関する資料等の電子化
• 常駐作業によるスムーズで高セキュリティな電子化
• 資料毎にファイルのリネーム
• 資料を年代毎にカテゴライズすることで検索の効率化

図面や資料をデジタル化することで、必要な情報（施工のビル名や年月等）を絞り込んで検索できるようになったため、迅速にアクセスできるようになりました。資料を物理的に検索する手間がなくなったため、業務の効率が飛躍的に向上しました。さらに、電子化によりデータの劣化がなく、長期間でも鮮明な状態で内容を確認できるようになりました。

オフィスは狭く、書類が詰まった段ボールが書庫の天井まで積み重なっており、保管場所が不足しているため、会議室内にも無秩序に段ボールが置かれていました。このような環境では、所要の資料を探すのに非常に時間がかかり、時には探せないこともしばしば。必要な書類を取り寄せるのに、多くの時間が浪費されていました。さらに、資料が紛失や劣化のリスクが高まり、その管理に頭を悩ませていた状態でした。

• 書庫並びにオフィス内保管文書の減量化
• 保管文書の選別作業
  （廃棄文書・オフィス内保管文書・外部倉庫等保存文書・電子化対象文書）
• 対象文書の電子化並びに検索の効率化

オフィスと書庫の環境が整い、レイアウトを効率的に変更することでスペースの最適化が達成されました。以前は資料を探すのに時間が掛かりましたが、データの電子化によりキーワード検索で迅速に情報を取得できるようになりました。さらに、他の担当者との情報を共有でき、業務プロセスが大幅に効率化されました。

毎日のように増え続ける文書の管理は、個々の担当に任せきりで、異動時に前任者が残していった箱や資料が、そのままの状態で倉庫に保管されていました。管理の取りこぼしが生じやすく、必要な資料の探索には非常に時間が掛かっていました。このような状態は、情報の紛失や漏洩といった重大なトラブルの原因となり得るリスクをはらんでいました。

• オフィス保管文書資料の減量化
• 保管文書の選別作業
• 文書分類基準の作成・リテンション管理のルール化
• 文書管理検索システムの導入

文書の山で圧迫されていたオフィスの状況が劇的に良くなり、業務の効率化が実現しました。かつてのように多くの書類の中から特定の文書を探す時間のロスがなくなり、業務処理の速度が大幅に向上しました。必要な時には、自分の端末からキーワードを入力するだけで該当の文書の場所が分かり、書類の検索にかかる時間を大きく短縮することができました。

社内には明確な文書管理のガイドラインが存在せず、各担当者が独自に管理していたため、その担当者以外が文書を見つけることが困難でした。日常業務の忙しさから、一つの案件が完了した後でも文書の整理が後回しにされ、その結果として文書は年々蓄積していきました。重要文書と不要文書が一緒に保管され、オフィススペースの狭窄化はもちろん、情報保護の観点からも多くの問題が生じていました。

• 文書資料のライフサイクルシステムの導入
• 共有化情報の一元化・重要文書の電子化
• セキュリティ対策

業務のデジタル化により、紙ベースの作業から解放され、社内の担当者同士の情報のやりとりが効率的になりました。移動中や外部の場所からも情報アクセスが容易になり、それが業務の迅速化やコストの削減に寄与しました。さらに、文書のデジタル化によって、パスワード保護やデータ暗号化といったセキュリティ対策が施せるようになり、情報の安全性が大きく向上しました。