電子文書管理サービス

DIGITAL DOCUMENT

デジタルシフトによる業務改革や働き方改革の実現のために

クラウド・サーバ内データの整備及び様々なワークスタイルに対応出来る分類・保存・検索システム構築をお手伝いします。

今般、多くの企業・行政機関でデジタルシフトによる業務改革、および、場所や時間にとらわれない働き方を実現するためのペーパレス化を検討されています。電子文書は紙よりも業務効率が向上するというメリットがある一方、紙とは異なる管理方法に課題を抱えている企業・行政機関も少なくありません。

 

NRMは、長年培った独自のノウハウと手法をもとに、クラウド・サーバ内の大量の電子文書を効率的に蓄積・検索出来る仕組みを構築し、お客さまの様々な環境において、電子文書を即時的・有効的に活用可能にする電子文書管理サービスをご提供いたします。

クラウド・サーバ内電子データの整理サービス

日々増え続ける電子データ、必要な時にいつでも迅速に探せますか?

電子文書の管理がルール化されていない場合、担当者によってファイル名や保存先が異なることがあり、担当者以外の従業員が必要なファイルを探し出すのに時間を要してしまうケースがあります。このように、特定の従業員のみがファイルの保存先を知っている状態は、情報の属人化につながってしまいます。情報が属人化してしまうと、ナレッジの共有が進まず、該当の従業員が不在等の場合に、その業務が滞ってしまう恐れがあります。

また、最新版管理の不備や不要文書の混在は、業務の非効率化につながるだけでなく、業務遂行上のトラブルを生じさせる可能性があります。

こんなお悩みございませんか

  • 保存ルールがなく、整理出来ない。
  • 必要時に必要なデータがどこにあるのか迅速に検索出来ない。
  • 最新版がどれか、担当者に確認しなければならず非効率。
  • ファイルサーバが直ぐに飽和する。容量が足りない。
  • ファイルデータの散逸や紛失が把握出来ない。情報紛失をチェック出来ない。
  • 人事異動・組織再編時のアクセス権変更管理に膨大な時間がかかる。

    ●コストの肥大化(運用・設備)

    ●検索時の非効率       

    ●セキュリティ上の問題    

クラウド・サーバ内電子データの整備ステップ

NRMの電子文書の整備サービスは、現状分析から始まり、ルール化、基礎整備、新運用方式への移行支援とともに、その後の維持管理までケアして、お客さまの電子文書管理を一貫してサポートいたします。

 

本サービスにより、最新データの迅速な検索性を実現するとともに、情報共有がスムーズに行える環境を整備いたします。

STEP 1.

現状分析

  • ファイルサーバ内調査・分析
    ファイルサーバ内のストレージ状況を当社オリジナル分析ツールの活用により、多角的な視点で調査・分析を行います。
  •  

  • ヒアリング調査
    ファイルサーバ内調査と並行して、ディレクトリ構成と業務プロセス・業務分掌の相関をヒアリング形式で抽出し、文書分類と業務プロセスの相関ギャップや属人化傾向を分析します。
  • 調査・分析レポートの作成・提出
    ・上記調査データをもとに、課題・問題点のまとめ及び改善方策を提出いたします。
    ・併せて、エクセル形式にて、「フォルダ体系一覧表」「フォルダ別格納ファイル一覧表」「データ削除候補リスト」をご提出いたします。
STEP 2.

ルール作り

  • STEP1の調査・分析結果をもとに、業務プロセスと文書分類の相関を自動的に把握出来るファイル保管体系(情報活用体系)・検索キーワードの標準化・セキュリティ/バックアップ運用の標準化等を実行出来る電子文書管理新運用ルールをご提供いたします。併せて、e-ディスカバリや公文書管理法に適応する電子メール保存ルールをご提供いたします。

    ( 1 )新ディレクトリ体系ルール(業務分類・文書分類等の作成と新フォルダ体系ルール)
    ( 2 )業務分類・文書分類に合わせたファイル命名標準化ルール
    ( 3 )文書分類に合わせた保存年限ルール
    ( 4 )バックアップ・セキュリティ運用ルール・アクセス権管理ルール
    ( 5 )データ整備ルール(データ削除・移動・新ファイル名付与・キーワード付与 等)
STEP 3.

基礎整備作業

  • STEP2で作成した諸ルールに基づき、クラウド・サーバ内全ファイルデータの整備(削除・移動・新ファイル名付与・キーワード付与 等)を部署単位でサポートし、お客さま従業員のご負担を低減いたします。
STEP 4.

新運用移行・維持管理

  • STEP3にて実施した現行クラウド・サーバ内のデータ整備後の新ルール・運用方式への移行を効率的に実行するサポートと、移行後のクラウド・サーバ容量管理・フォルダ体系等の保守をサポートいたします。

    ( 1 )新運用ルールの作成とルールの部署別説明会・研修会の実施
    ( 2 )定期点検の実施(新フォルダ体系が維持されているか、ファイル名が正しく付与されているか、キーワードは適切か 等)
    ( 3 )新ルールの見直し、定期更新、各部署への周知等
    ( 4 )アクセス権変更管理
    ( 5 )ルールに基づく新フォルダ作成サポート
    ( 6 )定期的なデータ整理キャンペーンの企画・運営
    ( 7 )各種Q&A対応(ヘルプデスク常設)

電子文書を専用ツールで統合管理

電子文書・電子化文書(スキャニング文書)・紙文書をトータル的に管理・検索出来る仕組みをお考えのお客さまに対しては、当社オリジナルソフトウェア「統合ドキュメント管理システム RM-8Web」をご紹介いたします。

統合ドキュメント管理システムRM−8Webは、お客さまの様々なニーズに合わせて対応いたします。

統合ドキュメント管理システム RM-8 活用例

紙と電子の統合管理

 

「紙文書」+「スキャン電子化文書」+「サーバ内電子データ」の同時検索が可能に。

RM-8の主な機能

( 1 )「紙文書」と「電子化文書」と「サーバ内電子データ」とを同時に検索

( 2 )多角的検索対応システムとしてテーブル設定した全項目で検索

( 3 )全文検索機能

( 4 )指定したサーバ内フォルダを自動取り込み

( 5 )指定したOCR未処理文書を自動OCR処理および自動取り込み

( 6 )AIによるサポート機能

統合ドキュメント管理システム
RM-8Webの特長

充実した検索機能

データベーステーブル上に設定した全項目を、検索対象にすることが出来ます。併せて、全文検索機能もオプションでご提供しています。

3階層リレーショナルデータベース

親一子一孫の3階層のリレーショナルデータベース機能を持っています。親にファイルデータベースを、子にドキュメントデータベースを…というように、資料管理のツールとして種々の応用が可能です。

他アプリケーションとの連携機能

Windows上のアプリケーションで作成したデータをRM-8Winから呼び出すことが出来ます。呼び出した後は、そのアプリケーションに制御が渡されますので、参照や加工が自由に行えます。さらに、他のWindows上のアプリケーションで作成したデータの一元管理も可能です。また、スキャナを使ってイメージ画像を取り込み、クライアント上にビューアソフトを導入することにより、パソコンによる電子ファイリングシステムが実現出来ます。

安心のデータ更新機能

登録データをメンテナンスする上で、一括更新機能を用いて大量データの効率的な更新作業が可能で、誤って更新したデータのリカバリ(復元)機能も備えているため、安心して作業を行えます。

高い拡張性

Webベースのデータ閲覧に関する豊富なオプションも用意しています。また、お客さまのご要望に合わせてカスタマイズの相談も承ります。

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