複雑な文書管理をシンプルに、もっとスムーズに

弊社独自開発データマネジメントツール

スマートなデータの整理と迅速なアクセスを実現します。

弊社のコンサルティングと「Documents Organizer for Box」を活用することで、ファイルサーバ上に蓄積された複雑で多岐にわたる大量のデータをスマートにBoxストレージに移行できます。また、移行後のアクセス権の棚卸し管理にも 最適なワンストップ電子文書管理ソリューションです。

Documents Organizer for Box」とは

  • \ボタン一つでファイルサーバからBoxへデータ移行!/

    データ移行機能

    • 初期移行、差分移行どちらにも対応
    • 1日の移行件数は自由に設定可能
    • 一時停止・中止機能も搭載
  • \移行後の運用までサポート!/

    アクセス権棚卸機能

    • フォルダ毎のアクセス権状況を一目で確認可能
    • 情報取得階層は1~10階層まで自由に指定可能

デジタル化の落とし穴

デジタル化の波が押し寄せる中、企業や行政機関は、効率化と新たなワークスタイルの確立に取り組んでいますが、このデジタル変革の裏には、電子文書管理という厄介な課題が潜んでいます。紙の文書に代わる電子文書は、多大なメリットをもたらす一方で、その管理は思いのほか複雑です。デジタル時代において膨大なデータの整理や迅速な情報アクセスが企業の成長にとって重要な課題となっているのです。

検索性の低さ

フォルダ体系やファイル名称付けのルールがなく、どこに何があるのか把握できず、検索に時間がかかる。

保存ルール未整備

保存ルールがないため、電子データ削除・整理に迷う。(不要なデータがたまっている)

フォルダ体系が複雑

クラウドサーバに移行したいが、現行サーバのフォルダが煩雑過ぎて、移行できない。

データ共有ルール未整備

電子文書の共有化のルールがないため、データを重複保管して、サーバ容量を圧迫する。

管理が煩雑

人事異動や組織再編のたびに、アクセス権設定変更管理が面倒。

継承プロセス未整備

引継ぎルールがなく、前任者の電子文書が整理されずに残されて有効活用できない。

複雑な文書管理を一気に解決。弊社の文書管理コンサルティング+「Documents Organizer for Box」でスマートなデータ移行と効率的なデータアクセス環境の構築を実現します。

NRMの3つのサービスで課題を迅速に解決

01 電子データの整備サービス

電子データ管理の基盤を固め、運用を最適化

現状調査・分析からスタートし、効率的なルール設定と基礎整備を実施します。全体ルール作り、To be フォルダ設計、From To リスト作成のコンサルテーションを通じて、新しい運用方式へのスムーズな移行を全面サポートします。これにより、電子文書管理の基盤をしっかりと築き、業務の効率化を実現します。

02 新運用移行サービス

データ移行のスムーズな実行で、新たな運用へと確実にシフト

コンサルテーション業務で作成した移行リストを基に、弊社独自開発の「データマネジメントツール(Documents Organizer)」を使用して、新フォルダ体系へのデータ移行を実施します。データのスムーズな移行を支援し、混乱なく新運用へとシフトするための強力なサポートを提供します。

03 維持管理サービス

持続的な管理で、電子文書運用の安心と効率を維持

新運用移行時の導入支援に加え、定期的な運用チェックを実施し、適正な電子文書管理運用の維持をサポートします。データの棚卸しや定期的なデータ整理、ヘルプデスク対応も含まれ、常に最適な管理体制を維持し続けるための継続的なサポートを提供します。

電子データの増加にもう悩まない!NRMの3つの強力なサービスで、膨大な電子データの悩みをスピーディに解消。ストレスフリーなデータ管理を実現します。

整備ステップ

01 電子データ整備サービス

現状分析から始まる 無駄を削ぎ落とし、価値を引き出すデータ管理へ

電子文書管理の効果を最大限に引き出すためには、確かなステップを踏むことが不可欠です。NRMでは、お客様の現状を的確に把握し、最適なルール設定や基礎整備を行うところからスタートし、システムの円滑な移行を支援します。その後も、継続的なサポートを通じて、長期にわたり安定した運用を実現します。ここでは、サービス導入の各ステップをご紹介します。




サービス導入ステップ(例)

STEP 1

現状調査・分析

現状の電子データ管理状況を詳細に調査します。具体的には、現在使用されているフォルダ体系、ファイル保存ルール、データアクセス権限、使用頻度、データ量の分布などを徹底的に分析します。この調査により、現行システムの強みと課題を明確にし、改善の余地を特定します。

STEP 2

全体ルール作り

調査結果を基に、データ管理の全体ルールを再構築します。 ここでは、データの整理基準、アクセス権限の設定、保存期間のルールを策定します。例えば、特定のデータをどのように分類・保管し、誰がアクセスできるか、またどのくらいの期間保存するかといった具体的なルールを設定します。 このステップで作成したルールは、将来の運用の基盤となります。

STEP 3

To be フォルダ設計

新しい運用方式を前提とした「To be」フォルダ体系を設計します。 現行のフォルダ構造が複雑化している場合、この設計作業では、無駄な階層を削減し、利用者が直感的にアクセスできるシンプルかつ効果的なフォルダ構造を目指します。 また、業務フローに基づいたフォルダの命名規則や、業務ごとに必要なフォルダの配置も計画します。 この新しいフォルダ体系は、効率的なデータ運用を支える重要な役割を果たします。

STEP 4

From To リスト作成

現行のフォルダ体系(From)から、新しく設計されたフォルダ体系(To)へのデータ移行計画を具体的にまとめた「From To リスト」を作成します。このリストには、各データが現状どこにあり、「移すもの」「棄てるもの」を選別。どこへ移動するべきかを明確に記載します。リスト作成の際には、データの重要度、使用頻度、アクセス権限などを考慮し、移行作業がスムーズかつ確実に行えるように計画します。 これにより、データ移行中の混乱を最小限に抑え、組織全体が円滑に新しい運用方式に適応できるよう支援します。

データの検索性向上・情報がスムーズに行える環境

02 新運用移行サービス(データ移行)

「Documents Organizer」で実現する、スムーズなデータ移行と徹底した整理整頓

コンサルテーションで作成された移行リストを基に、NRMが自社開発した「データマネジメントツール(Documents Organizer)」を活用し、新しいフォルダ体系へのデータ移行を効率的に実施します。このプロセスにより、データの整理が徹底され、アクセス性が飛躍的に向上します。業務の効率化と情報管理の最適化を同時に実現する「Documents Organizer」で、スムーズなデータ移行と確実なデータ整理を体験してください。

データ移行

NRM独自開発ツール「Documents Organizer」へ投入

「01 電子データ整備サービス」で作成したFrom To リストを基に、旧データ保存場所(ファイルサーバ)から新保存場所(Boxストレージ)へのデータ移行を行います。

データ移行イメージ画面

03 維持管理サービス

持続的なサポートで、電子文書管理を最適化ビジネスを支える安心の維持管理サービス

NRMは、新しい運用体系へのスムーズな移行をサポートするだけでなく、その後の定期的な運用チェックを通じて、電子文書管理の適正な運用を継続的に支援します。さらに、自社開発の「Documents Organizer」を活用することで、効率的なデータ棚卸を実現し、文書管理をシンプルかつ効果的に行うことが可能です。このツールは、お客様のビジネスの成長と変化に柔軟に対応するよう設計されており、業務の安定と効率を長期にわたってサポートします。NRMの維持管理サービスで、電子文書管理の安定性を保ち、安心して業務に集中できる環境を整います。

 

ご支援内容一例

 Support 1

新運用ルールの作成

ルールの部署別説明会・研修会の実施

Support 2

定期点検の実施

新フォルダ体系の維持・ファイル名・キーワード適正評価

Support 3

新ルールの見直し

ルールの定期更新、各部署への周知等

Support 4

アクセス権の確認

ルール通り適切なアクセス権が付与されているか

Support 5

フォルダの作成

新ルールに基づくフォルダ体系

Support 6

定期的データ整理

データ減量化キャンペーンの企画・運営

Support 7

各種Q&A対応

ヘルプデスク常設

データ棚卸

移行後のデータ棚卸し用ディレクトリ情報の抽出

「Documents Organizer」の機能を使用した定期点検を実施し、移行後データの棚卸しを行います。

データ棚卸しのイメージ画面

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