探せない・管理できない・増え続ける ― 電子文書の経営課題を根本解決電子文書管理サービス

まずはファイルサーバやクラウドストレージ内のデータ構成や運用状況を調査。「どこに」「何が」「どれだけ」あるのか、使用頻度やファイル形式なども含めて可視化します。
属人化・冗長化・容量逼迫などの課題を整理するための基盤をつくります。

フォルダ構成の再設計（To-Beフォルダの検討・設計）
現場の業務実態に合った、誰でも使いやすいフォルダ構成を設計。
部門・業務ごとに分類ルールや命名規則も定義します。

運用ルールの整備
保存ルール、ファイル命名規則、アクセス権の管理方法など、属人化を防ぐルールを策定。
「いつまで保管するか」「どのタイミングで削除するか」といった文書ライフサイクルも設計します。

From-Toリストの作成
現在のフォルダ構成（From）と、新しい構成（To）を紐づけたリストを作成し、スムーズな移行に備えます。

作成したFrom-Toリストと運用ルールに基づき、整理されたデータのみを新しい保存先（例：Box、新サーバ）へ移行。

整理された新しいフォルダ構成と運用ルールが社内に定着するよう、マニュアル作成や社内教育も支援。
定期点検や運用状況のモニタリング、必要に応じてルールの見直しもサポートします。情報の整合性と継続的な最適化を維持します。

電子文書・スキャン文書・紙文書を一元管理できる統合文書管理システム「RM-Expert Light」の導入を支援。
検索性・セキュリティ・操作性に優れた環境を構築し、ナレッジ共有やコンプライアンス対応をより強化します。
ワークフロー機能やログ管理も備え、より高度な情報資産管理を実現します。

電子文書の整理だけでなく、管理・検索・共有まで強化したい方は「RM-Expert Light」をご覧ください。

専門スタッフがサービスの導入を支援し、スムーズなスタートをサポートします。

導入後も定期的なメンテナンスとサポートを行い、業務の円滑な運用を支援します。