文書・資料管理サービス

DOCUMENT MANAGEMENT

文書・資料管理とは

文書・資料管理とは、行政機関や企業等の組織内において日々作成・入手する文書や資料、記録等の様々な文書類を、業務の効率化や円滑化・セキュリティ強化、業務承継等を目的に、作成・入手から伝達、保管そして廃棄までの「ライフサイクル」を一定のルールのもとに一元的に管理し、常に有効活用出来る環境を構築することをいいます。

文書・資料管理の目的

  • 1. 業務の効率化・円滑化
  • 行政機関や企業等では、組織として保管すべき文書類が大量に存在しますが、文書・資料管理が徹底していないと何処に保管されているのかが分からなくなり、併せて、文書類の存否さえも曖昧になることにつながります。必要な時に、必要な文書に直ぐにたどり着けない状況では、業務や事業の非効率を増大させる要因となりえます。

  • 2. 情報コンプライアンス・セキュリティ強化
  • 文書・資料類の散在や紛失により機密性の高い情報が外部に流出してしまった場合、会社や組織の信用を大きく失墜させるのみならず、時には損害賠償を請求されることにもつながります。守秘義務を求められるもの、また、営業機密情報等の記載がある文書類の保管方法やアクセス管理等、文書管理の徹底により「組織を守る」基盤作りが必要となります。

  • 3. 業務承継
  • 必要な文書類を常に直ぐに取り出せる環境を用意することにより、営業の協働や技術の承継、事務処理の引き継ぎ等、業務承継時に効率化や円滑化が望めます。特に、営業・企画・技術・開発関係の文書・資料類は、ルールに基づく文書管理により、一元的な蓄積と共有化が進むと同時に、幅広い利活用が活発化し、業務遂行時の効率化や生産性向上にもつながります。

こんなお悩みございませんか

  • 必要な時に直ぐに文書や資料が探せない。
  • 文書保管が担当者任せで(属人化)、担当者がいないと存否さえも分からない。
  • 属人化により共有化が進まず、関連文書・資料の参照が出来ない。
  • 保存年限のルール(特に法定保存文書以外のもの)が曖昧で廃棄に迷う。結果、保管量が増大。
  • 文書や資料の散在で、紛失や漏洩の判断も出来ない。
  • 最新版管理が出来ていない。旧版を使ってしまい業務に支障が出てしまった。
  • ペーパレス化を進めたいがどう進めて良いか分からない。
  • 文書・資料管理の基本を習得したい。

NRMの文書・資料管理サービス

文書・資料・記録及び物品類の効率的な整備からシステム構築、保全運用まで一貫したサービスをご提供いたします。

 

当社は、情報資産管理の専門会社として多くの行政機関・企業様へサービスをご提供してまいりました。数多くの経験と事例を基に、お客さまの特性にあった文書・資料管理の仕組み作りやルール作りをご提案いたします。併せて、きめ細かな教育・研修プログラムや定期点検・監査プログラム等、文書・資料管理メンテナンスには必須といえる各種プログラムをご提供いたします。

1.  文書・資料管理の流れ

2.  NRM文書・資料管理
サービスの3要素

3. NRM文書・資料管理サービス
の基本メニュー

ステージ 1.

実態調査・分析・詳細設計

当社コンサルタントがお客さまの文書・資料管理状況を分析し、改善策とロードマップ、および、実行詳細設計を立案します。

ステージ 2.

ルールの作成

当社コンサルタントが、お客さまの業務に適合する各種ルールを作成しご提供いたします。

 

①情報分類ルール、②保管ルール、③ファイル標準、④電子文書管理ルール、⑤ペーパレス化ルール、⑥電子化ルール、⑦文書減量化・定量管理ルール 等

ステージ 3.

ツール・運用方式検討

当社コンサルタントが、お客さまの業務環境に適合する各種ツールをご提案いたします。

 

①統合ドキュメント管理システム(紙文書・電子化文書・電子文書の一元管理システム)、
②ストレージサーバ運用、③発受信管理運用、④文書管理メンテナンス運用、⑤文書管理サポート機能 等

ステージ 4.

基礎整備(紙)

当社文書管理クラークが、お客さまのオフィスに常駐して各種作業を代行いたします。

 

①情報分類ルールをもとに分類仕分け、②保管ルール、ファイル標準化に基づき再ファイル、③文書減量化作業、④統合ドキュメント管理システムに登録

ステージ 5.

基礎整備(電子)

当社文書管理クラークが、お客さまのオフィスに常駐して各種作業を代行いたします。

 

①電子文書管理ルールに基づきサーバ内データの整理・分類、②ペーパレス化ルールに基づき紙のスキャン電子化、③統合ドキュメント管理システムに登録

ステージ 6.

文書・資料管理メンテナンスの運用

当社文書管理クラークが、お客さまのオフィスに常駐(または、リモートの併用)して各種作業を代行いたします。

 

①文書管理メンテナンス運用ルールに基づき新運用の開始、②文書管理サポート機能の導入

文書・資料の基礎整備支援サービス

専門スタッフがオフィスに常駐して文書と資料の基礎整備をサポートいたします。

 

文書・資料の基礎整備段階でのサポート機能として、お客さまのオフィスにNRM専門スタッフが常駐(または、リモートの併用)し、各ルールに基づく分類仕分けや電子化スキャニング、文書管理システムへの登録、保存・廃棄作業等、手間の掛かる作業を代行いたします。本サービスにて、お客さまの文書・資料整理作業負担を大幅に軽減し、コア業務に集中出来るようサポートいたします。

基本サービス
(紙と電子の整備作業を代行いたします)

  • 現状調査・分析作業
  • 文書資料管理に関わる各種ルールの作成
  • 分類仕分けとファイリング・タイトル付け
  • ストレージサーバ内電子データの整備
  • 文書・資料の電子化スキャニング
  • 文書保存庫の整理
  • 文書削減・抹消措置

・上記メニューからニーズに沿って選択と組み合せにて対応いたします。

・上記メニュー以外も数多くご用意しておりますのでお気軽にご相談ください。

文書・資料管理のメンテナンス運用支援サービス

専門スタッフが文書・資料管理メンテナンス運用を一貫してサポートいたします。

 

基礎整備期から継続してNRM専門スタッフが常駐し(必要に応じてリモートサービスで対応可)、文書資料管理メンテナンス運用業務を代行いたします。本サービスにて、運用作業の標準化や効率化、及び属人管理から組織共有化に向けた諸施策をサポートいたします。

基本サービス
(紙と電子の保全運用を代行いたします)

  • 各ルールの更新管理
  • 新規発生文書資料の分類ファイリング・データ登録
  • 文書受発信管理サービス
  • オンデマンド電子化サービス
  • 文書資料の保存サービス
  • 文書資料の溶解抹消サービス
  • 文書管理ヘルプデスク
  • 文書資料管理に関わる教育研修サービス
  • 文書資料の一元管理センター運営サービス

    ・レコードマネジメントセンター運営サービス

    ・文書資料センター運営サービス

    ・情報センター運営サービス

  • 文書削減・抹消措置サービス

・上記メニューからニーズに沿って選択と組み合せにて対応いたします。

・上記メニュー以外も数多くご用意しておりますのでお気軽にご相談ください。

サービス内容の詳細や価格帯、工程などお気軽にご相談ください。

お問い合わせ先

電話での問い合わせ

03-3258-9059(直通)

営業開発部:木村・夏迫まで

Webでの問い合わせ

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