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建設分野における文書管理事例

建築会社の背景

課題(要求事項)

  • コスト縮減対策が急務(建設作業員人件費及び建設資材の高騰による利益率の悪化)
  • 入札・コンペへの対応(勝てる提案書の必要性)
  • 情報セキュリティの堅守(顧客情報の取扱い、JVでの業務遂行上の留意点、他)
  • ISO9001(品質)、ISO14001(環境)に適合した業務遂行
  • 海外案件(商習慣の異なる国での円滑な業務遂行)
  • 建築士事務所として守るべき法的責任
    (業務の結果・客観的な証拠としての「記録」の管理・保管)
  • 設計へのインプット情報(法規制・デザインのヒント等)と、
    設計からのアウトプット情報(図面・計算書等)の適切な管理
  • 営業・企画・研究・設計・施工、各部門間の連携強化
  • BCP(事業継続計画)の構築・強化・維持

記録情報などの管理体制を充実化するため
社内外で要請される全社的な仕組みの構築が必要

これまで蓄積した提案書の文書管理や、設計図面・計算書などを案件開始から完了~設計終了や竣工まで一貫して管理するシステム(仕組み)をつくることで、技術者など社員の負荷軽減に繋がります。

あわせて、情報流出による顧客等からの信頼失墜を防ぐための方策、証拠能力のある「記録」を適正に管理する体制の充実、災害時に必要な図面・書類を迅速に検索・利用でき、それを活用し災害復旧工事に当たる体制もつくっていきます。

  建築会社の背景

文書管理構築のポイント

入手から竣工に至るライフサイクル管理とそのプロセスで発生する文書、情報のライフサイクル管理の統合/連携によって社内外で要請される全社的な仕組みの構築が可能となります。

記録情報管理構築のポイント

NRMのレコードマネジメントソリューション&サービス例

レコードマネジメント推進のSTEPと初期調査
各種文書管理プログラムの作成支援
総合的な文書管理センターの構築イメージ
事業所移転に伴う文書減量化支援
電子化推進支援
建設分野企業様とのアライアンス(社屋等建設事業と記録情報管理の融合)
部門間ナレッジ共有による社内連携強化(研究活動推進)支援
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