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スペース・人手・リスク ― すべてのムダを削減し、利益体質へ。

文書保存サービス

“捨てられない紙”を、安心・安全にプロが保管（ドキュメントストレージ）。定期配送・電子化・検索性向上も一括サポート。

お⾒積り‧ご相談はこちら

紙文書の適切な管理は、経営に直結する重要な経営課題です。

NRMの文書保存サービス（ドキュメントストレージ）は、専用保管庫による高セキュリティな管理に加え、
検索性向上・保存期間管理・電子化連携までワンストップで支援。

保管コスト削減・法令対応強化・人材リソースの有効活用といった経営課題を同時に解決し、
企業の情報資産を未来の競争力へと変えていきます。

NRMの文書保存サービスの3要素

保管コストの削減

オフィススペースの圧迫を解消し、保管費用・管理工数・人件費のムダを最小化。経営資源を利益に直結させます。

管理の効率化・標準化

属人化しがちな保存管理をルール化・台帳化。誰でも迷わず対応できる仕組みで、担当交代時も安定運用が可能に。

法令対応・BCP強化

保存期間・廃棄期限を徹底管理。監査・法令対応の不備や災害リスクを最小化し、安定した経営基盤を構築します。

こんなお悩みありませんか？

保管スペースの限界

キャビネットや倉庫が書類で埋まり、
働く環境にも影響が出ている

ルールが曖昧

法定保存期間や廃棄判断のルールが曖昧で、適切な管理ができていない

業務効率低下

手作業による管理が煩雑化し、ミスや確認対応の負担が増大

リスク管理面が不安

社内保管では盗難・紛失・災害などのリスクを完全には防げない

人手不足で、文書管理に割く
リソースが足りない

本来の業務に集中できず、バックオフィス全体の負荷が増大

電子化やDXに向けた
文書整理が進まない

紙の管理がネックとなり、全社的なデジタル化の足かせになっている

NRMの文書保存サービスで解決できること

社内の保管スペースを大幅に削減

文書を専用保管庫に移すことで、オフィスの空間がすっきり。働く環境が改善され、空いたスペースを有効活用できます。

保存期間の一元管理で“うっかりミス”を防止

書類ごとの保管期限をデータベースで管理。期限が近づけば通知・廃棄提案もあるため、法令対応も安心です。

探したい書類がすぐ見つかる検索体制

文書台帳を整備し、必要なときに必要な書類をスピーディーに検索・出庫。業務効率が大きく向上します。

万全のセキュリティ環境で安心保管

耐震・防火・入退室管理・監視カメラ完備の専用倉庫で保管。機密性の高い書類も安全に管理できます。

人手不足でも安定した文書管理を実現

専門スタッフが対応することで、社内リソースを使わずに安定運用。バックオフィス業務の負担を軽減します。

将来の電子化・DXにもつながる文書整理基盤を構築

保管中の書類をスムーズに電子化。段階的なDX推進の土台となります。

NRMの文書保存サービス（ドキュメントストレージ）の特長

業務負担を減らし、情報資産を安全に守る。 ― NRMのドキュメントストレージ

NRMの文書保存サービス（ドキュメントストレージ）は、契約書・設計図・帳票・総務文書などを高セキュリティの専用施設「レコードセンター」で安全に保管。耐震・防火・入退室管理などの防護体制で、災害時も重要文書を確実に守ります。

デジタル化や電子配信による迅速な提供に加え、管理台帳の一元化・保存期限の自動管理・廃棄通知まで一括サポート。経営リスク低減と保管コスト削減を両立します。

レコードセンター：文書・記録類を安全に保管・管理する専門施設です。アクセス制御、監視カメラ、災害対策、復旧計画を完備し、機密性・可用性・事業継続性の確保を支えます。

文書管理WEBオーダーシステム

NRMグループのレコードマネジメントサービス株式会社（RMS）が委託を受け、保管業務を行います。

RMSのホームページよりログインして頂きます。
WEBオーダーシステムで文書の引き取りからアクセスまで行えます。
預け入れしている文書保存箱を様々な条件で検索可能です。

長期安定保管

文書の保有年限、廃棄時期を適切に管理します。
記録媒体（ディスク・テープ・フィルム等）は定温・定湿コントロールのメディア保管室で安全に保管しお届けします。

STEP 1

文書（記録媒体を含む）の保有年限をデータベースに登録します。

STEP 2

廃棄時期が近づいた保存箱を選別し、一覧表をお客様へお届けします。
（発行は月単位）

STEP 3

お客様の確認をいただき、廃棄の実施あるいは保存の延長を行います。

STEP 4

文書廃棄は「機密溶解廃棄」を実施します。

レコードセンターのセキュリティ体制

文書管理のノウハウを凝縮した
高次元のレコードセンター

機械警備と人員警備を併用した万全なセキュリティ
オンデマンド対応可能な電子化センターの併設
機密性の高い文書の専門エリアを併設
緻密な運用マニュアルによる徹底した職員教育

監視モニター（映像）

倉庫内（出入口）監視カメラ

保管フロア監視カメラ

指紋センサー

文書保管エリア出入り口

セキュリティフェンス

万全の配送体制

迅速・確実

レコードセンター各拠点より、お預かりした保存文書を必要時に迅速にお届けいたします。

文書保存箱あるいは電子データでお届けします。
配送は専用便にてセキュリティを遵守の上お伺いします。

レコードセンターサービス例

第1足立・板橋レコードセンター
1日2便の配送体制（山手線圏内）
- 午前ご依頼午後お受取り
- 午後ご依頼翌日お受取り
第2清水レコードセンター・第3三島レコードセンター
1日1便の配送体制
- 翌日配送
  ※緊急な取り出しのご依頼にも対応＜緊急便＞

完全機密溶解廃棄処理の流れ

リスクを最小限に抑えた完全機密溶解処理

施錠可能な車両による安全な運搬（ドライバー任せでなく監視者も同行）
完全無開梱によるシークレットな処理
文書の搬出場所から処理場までノンストップ処分

万全のセキュリティシステム

文書（記録媒体）の保存から廃棄までを安全・確実に実施します。

機密文書の機密溶解処理を厳格・確実に実施します。（完全リサイクル方式）

廃棄箱のまま溶解処理を行うため、文書の内容が作業員および他者に触れることはありません。

保有年限が到来した「文書保存箱」のほか、直接お客様のオフィスにも引き取りに伺います。

廃棄証明は各証明と作業写真を貼付した「機密文書溶解処理報告書」にまとめてご提出します。

いつでもどのプロセスでも、お客様の立ち会い・監視（推奨）が可能です。

研修・教育を受けたスタッフが対応します。

完全機密保持を順守します。

お客様へは常にセキュリティ対応の強化改善情報を情報開示します。

文書保存サービス内容イメージ

電子配信・電子文書管理のメリット

効率性

レコードセンターの電子文書は即時アクセスで時間を節約し、物理的保管スペースを減らしてオフィス空間を有効に活用できます。コストの削減にも繋がります。
安全性

レコードセンターでは、電子化された文書のアクセス制御、定期的なバックアップ、暗号化により、文書の安全性を厳格に保ちます。これにより、情報漏えいやデータ損失のリスクを最小限に抑えます。
柔軟性・迅速性

レコードセンターでは、インターネット接続があればいつでもどこでも電子文書のアクセスが可能となり、チーム間の共有や協業を容易にし、業務の柔軟性と迅速性を高めます。
持続可能性

レコードセンターでは、災害時のリスク軽減、交通遅延の回避、排ガス削減による環境保全を実現し、業務の継続性と環境責任を高めます。