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増え続ける紙と電子の文書は、放置すればコスト・リスクの温床になります。
文書は、正しく整備・運用すれば、業務の生産性を高め、リスクを抑え、経営判断を支える“戦略資産”へと生まれ変わります。
NRMの文書管理サービスは、紙・電子を問わず、情報資産を組織で共有・活用できる体制を構築。
ガバナンス強化・業務効率化・コストの最適化を同時に実現します。
情報を「守る」だけでなく、「活かす」視点へ。
経営に資する“攻めの文書管理”を、はじめませんか？
NRM 日本レコードマネジメント株式会社
NRM 日本レコードマネジメント株式会社
文書管理改革が経営にもたらす3つの価値
情報ガバナンスの強化
監査・法令対応・内部統制まで万全な管理体制を構築。
経営資源の有効活用
探す時間を、使う時間に。意思決定を止めない文書管理へ。
コスト最適化と
投資対効果の向上
不要文書を減らし、デジタル化とルール整備で管理負担を大幅カット。
文書管理の課題を一気に解決！NRMが選ばれる3つの理由
POINT 01
社内ルールの統一で
管理をシンプルに
社内に点在する文書管理ルールを、「情報分類マップ®」を活用して可視化・統一。業務や部門をまたいでもスムーズな共有・管理を実現します。
属人化を防ぎ、全社の業務効率と情報活用力を底上げします。
POINT 02
紙と電子を一元管理する
システム導入
紙文書・電子文書の両方を、当社独自の文書管理システムで一元管理。構築には「情報資産管理技術者®」の専門知識を活かし、作成から保管、検索、廃棄までの業務を効率化。管理コストを抑えつつ、検索性・業務スピードを大幅に向上させます。
POINT 03
専門スタッフが運用を
継続サポート
導入だけで終わらず、「情報資産管理技術者®」「記録情報管理士®」などの専門資格を持つスタッフが、常駐またはリモートで運用を継続支援。運用の安定化と社内定着を支援し、文書管理の効果を長期的に維持・向上させます。
※「情報分類マップ®」「情報資産管理技術者®」「記録情報管理士®」は、NRMグループの登録商標です。
文書管理の6つの最適化ポイント
文書のライフサイクル管理
文書の作成から廃棄までの流れを見える化。業務プロセスに沿ったルールを整え、ムダな文書の発生や放置を防ぎます。
情報分類マップの作成
文書を種類や重要度で分類し、情報の体系化を実現。情報分類マップにより、誰でも迅速かつ的確に文書へアクセスできる環境を構築します。
適正な保管方法と定量管理
保管場所・管理方法を整備し、必要最低限のスペースで効率的に運用。文書管理システムの活用で、紙・電子問わず一元的な管理を実現します。
保存年限ルールの徹底
業務や法令要件に基づき、保存期間を設定。法定保存年限一覧を作成し、期限管理や廃棄判断を標準化して、統制の取れた文書管理を支援します。
文書共有ルールと管理の最適化
文書規程や基準、マニュアル等を整備し、組織でのルール徹底を図ります。アクセス制御やログ管理も行い、セキュリティと利便性を両立します。
ペーパーレス化の推進とDX化支援
紙文書の電子化とルールの見直しにより、検索性・保管性・業務効率を向上。文書管理のデジタル基盤を整え、DX推進の第一歩を支援します。
NRM 日本レコードマネジメント株式会社
NRM 日本レコードマネジメント株式会社
文書・データ管理、最適化のための6つのソリューションと実例紹介
1.文書のライフサイクル管理
課題
文書を作成した後、どこに保存されているのか分からない。古い文書が大量に残っていて、何を残すべきか判断できない。
提案内容
- 文書の発生から廃棄までの流れを明確に可視化
- 業務フローに沿った文書ライフサイクルの設計を実施
- 各工程に必要な管理ルールを明確化し、属人化を防止
効果
文書の流れが整い、検索性・管理効率が向上。不要文書の蓄積や誤廃棄のリスクも抑制できます。
2.情報分類マップの作成
課題
ファイル構成や命名ルールが統一されておらず、必要な文書にすぐアクセスできない。
提案内容
- 文書の種類・重要度・業務種別に応じた分類ルールを策定
- 情報資産の棚卸しを実施し、情報分類マップを作成
- 検索性を考慮した命名ルールや格納ルールも併せて整備
効果
誰でも目的の文書にスムーズにアクセスでき、属人性を排除。業務全体のスピードと正確性が高まります。
3.適正な保管方法と定量管理
課題
書庫やファイルサーバが容量オーバーとなり、文書の所在管理が困難になっている。
提案内容
- 現状の文書保管状況を調査し、整理・再配置を実施
- 文書量の上限（定量管理）を設け、ルールに従った保管運用を構築
- 文書管理システムを導入し、紙・電子を一元的に管理
効果
文書保管スペースやストレージの無駄を削減し、効率的で持続可能な保管管理体制を構築できます。
4.保存年限ルールの徹底
課題
法定保存期間の管理が曖昧で、廃棄の判断が担当者に依存している。
提案内容
- 業種や業務内容に応じた保存年限を設定
- 法定保存年限一覧を作成し、管理ルールを標準化
- 期限管理表やアラート機能を導入し、適正な廃棄を支援
効果
法令対応を強化するとともに、無駄な保管コストを削減。内部統制や監査対応の信頼性も高まります。
5.文書共有ルールと管理の最適化
課題
社内外での共有ルールが不明確で、情報漏洩リスクや業務の非効率が生じている。
提案内容
- 文書管理規程、運用基準、マニュアル等を整備し、共有ルールを明確化
- 貸出管理簿やアクセスログの導入で運用実態を可視化
- 必要に応じて閲覧スペースや共有フォルダの整備も支援
効果
セキュリティと利便性を両立し、安心・効率的な文書共有環境が実現できます。
6.ペーパーレス化の推進とDX化支援
課題
紙文書が多く、検索や保管に手間とスペースがかかる。電子化の進め方がわからない。
提案内容
- 紙文書の棚卸しを実施し、優先的に電子化すべき文書を選定
- スキャニングからファイル化、格納ルールまでワンストップで支援
- 紙と電子の使い分けを明確化し、実務に即したデジタル運用へ移行。DX推進の足がかりを築きます
効果
検索性と保管性が向上し、業務効率と省スペース化を実現。あわせて、デジタル運用の基盤を整え、DX化の加速を後押しします。
もう担当者依存で悩まない！
全社での文書管理体制を構築
NRMがトータルで支援します
NRM⽂書管理サービスの基本メニュー
NRMのコンサルタントが、お客様の現在の文書管理状況を調査・分析し、課題を明確化します。
改善策の立案、導入ロードマップの作成、具体的な運用設計までトータルで支援します。
お客様の業務実態を把握し、業種や業務特性に応じた最適なルールを作成・提供します。
- 情報分類ルール
- 保管ルール
- ファイル標準ルール
- 電子文書管理ルール
- ペーパーレス化ルール
- 電子化ルール
- 文書減量化・定量管理ルール
業務環境に最適な文書管理システムやツールを選定し、運用方法を決定します。
- 統合ドキュメント管理システム（紙・電子文書の一元管理）
- ストレージサーバ運用方式の選定
- 受発信文書管理の運用方法
- 文書管理メンテナンスの仕組み
- 文書管理サポート機能の導入
社員向けに説明会を実施し、新しい文書管理ルールや整備作業・運用方法について周知徹底を図ります。社員の不安を取り除き、導入効果を高めます。
- 社内説明会
- Q&A対応
文書管理クラークが常駐し、紙文書の整理作業を行います。
- 情報分類ルールに沿った分類仕分け
- スファイル標準化・保管ルールに基づいた再ファイリング
- 不要文書の削減作業
- 統合ドキュメント管理システムへの登録
電子データを最適に整理し、データの増加抑制と持続的な運用をサポートします。
- サーバ内データの整理・分類
- 紙文書のスキャンおよび電子化作業
- 統合ドキュメント管理システムへの登録
（文書管理メンテナンス運用）
新たな文書管理の運用ルールに基づき、運用開始後のメンテナンス作業を継続的に実施。必要に応じてリモート対応も可能です。
- 新ルールに基づく運用サポート
- 文書管理メンテナンス作業
- サポート機能の継続的な運用と改善
新たな文書管理の運用を速やかに定着させるための、新システムの操作トレーニングやルールの説明等を実施します。
導入後、運用状況を定期的に評価し、更なる改善点を洗い出してご提案します。継続的な文書管理の効率化を支援します。
- 定期評価ミーティング
- 改善提案・追加支援
- 効果検証レポートの提供
導入ステップ
まずはお気軽にお問い合わせください！
STEP
01
お問い合わせ
お電話または専用フォームからお問い合わせください。
STEP
02
ヒアリングと無料分析
専門スタッフが課題をヒアリングし、情報資産管理の現状を無料で分析します。
STEP
03
提案とお見積もり
ヒアリング内容をもとに、最適なソリューションを提案し、お見積もりを提示します。
STEP
04
ご契約と準備
ご提案にご納得いただけましたら契約手続きを行い、導入準備を進めます。
STEP
05
導入前詳細調査
STEP
06
改善導入支援
STEP
07
定着支援
（運用トレーニング）
STEP
08
継続的なサポート
お客様事例
情報資産の一元管理とデジタル化により、効率化と品質管理を実現した企業様の導入成功事例をご紹介します。
建設業界A社の情報資産管理導入事例
課題
A社（上場企業）は、人手不足、コスト増大、環境問題などの課題に直面しており、業務のデジタル化と効率化を実現するため、情報資産管理の導入を行いました。
設計から竣工まで、図面と記録のデジタル化や一元管理で建設プロジェクトの円滑な推進を支援します。
主な導入内容
- 情報資産のデジタル化と一元管理
設計図面や施工計画、工事記録などをデジタル化し、プロジェクト全体を通じた一元的な管理体制を整備しました。 - ライフサイクル管理と共有体制の構築
文書・図面のライフサイクルを管理し、社外ストレージも活用しながら部門間の情報共有とBCP対策を強化しました。 - 電子化推進とナレッジ共有
電子化の促進とあわせて、ナレッジ共有プログラムを整備し、研究活動や業務全体の知見活用を支援しました。
導入効果
- 業務効率の向上
統合管理により重複作業を削減し、業務の効率化を実現しています。 - コスト削減と人材負担の軽減
デジタル化・自動化によって作業負担を軽減し、人材不足の解消に寄与しています。 - 社内連携の強化と知識活用の促進
情報共有が円滑になり、知識を活かしたプロジェクト運営が可能となっています。
放送業界B社の情報資産管理導入事例
課題
B社（上場企業）は、放送業界が抱える膨大な放送素材の管理とセキュリティに対して課題を抱えており、情報共有の仕組みと、放送素材の紛失・流出防止、迅速なアクセスを目指し、情報資産管理の導入を行いました。
番組制作の現場をデジタルで支援し、安全かつ効率的な放送素材管理を実現します。
主な導入内容
- メディア管理センターの設置と運用支援
専任スタッフが常駐するメディア管理センターを設置し、放送素材の集中管理と紛失・流出防止を図りました。 - 素材アクセスの即時化
一元管理システムを導入し、必要な放送素材に即時アクセスできる運用環境を整備しました。 - 情報共有体制と属人化の排除
担当者交代や遠隔拠点でもリアルタイムに情報共有できる仕組みを構築し、業務の継続性を確保しました。 - セキュリティ強化と教育体制の整備
素材管理の厳格化と情報セキュリティ強化を実施。ルール・マニュアルを整備し、安全で安定した運用を支援しました。
導入効果
- 業務効率化と作業品質の向上
集中管理によるプロセスの明確化で作業の効率と一貫性が高まっています。 - リスク低減とコスト最適化
素材の紛失や情報漏えいリスクを抑制し、重複保管の見直しによってコスト削減を実現しています。 - 社内連携強化と教育効果の向上
情報共有が円滑になり、教育支援体制も充実。社内コラボレーションがより活性化しています。
よくある質問
よくあるご質問で、不安や疑問を解消！安心して文書管理をスタートしましょう。
関連するソリューション・サービス
NRMのITソリューション
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営業開発部：木村・十河（そごう）まで