オフィス移転サービス

OFFICE RELOCATION

レコードマネジメントでオフィスをデザインする

オフィス移転やABW導入時の文書類の棚卸しと分類・整理、および、新オフィスに対応する文書管理の新方式導入をお手伝いたします。

 

オフィスでは文書・資料、記録、図面等、多種多様、かつ膨大な文書類が日々作成・入手されています。文書類が膨大になり分類整理を怠ると、組織的な管理に手間がかかり、検索時間にムダが生じる要因ともなります。併せて、オフィス移転時には、文書類の散逸や紛失に繋がる恐れも生じてしまいます。オフィス移転時は、膨大な文書類の棚卸し(文書の存否確認)と共に、「不要な文書類」「残すべき文書類」に仕分けし、「残すべき文書類」を分類整理し、情報資産として蓄積・活用出来る仕組みを構築する絶好の機会となります。それが移転後の文書処理業務の効率化や省スペース、検索性の向上に繋がります。

 

当社では、お客さまのオフィス移転計画に合わせて、移転先の新しいスペース空間を勘案した文書類の分類整理・電子化の支援とともに、移転後のリバウンドを抑制する新文書管理制度・運用方式の設計・導入プログラムをご提供いたします。

新文書管理制度・運用方式導入のタイミング

オフィスの移転時が文書管理改善の絶好のタイミング

 

オフィス移転は、組織を挙げての一大イベントです。オフィス移転・ABW導入時は、新しい文書管理制度・運用方式への移行を実施する絶好のタイミングと言えます。

オフィスの移転時には、文書類の仕分け・分類・整理が重要

 

当社ではオフィス移転時に、現存文書類を真の情報資産として最適なものにするため、オフィス移転文書管理サービスをご提供しています。

 

企業にとっての情報は、ヒト、モノ、カネに次ぐ第4の資源であり、その有効活用は組織の活動を活発化させるために欠かせない重要な要素と位置付けられます。そのために、必要以上に蓄積された文書・記録類の仕分け(「捨てるもの」と「残すもの」の仕分け)や移転後の検索・共有化のための分類整理、ペーパレスのための電子化、コンプライアンスのための保存年限設定等をお客さまにとって最適なサービスをご提供いたします。

オフィス移転時の不十分な文書整理計画によってに発生する問題点事例

当社では、以下の不具合が発生しないよう、お客さまに対し、綿密な計画と設計及び作業代行により、移転作業がスムーズに進むように、また、移転後の事業継続に支障が出ないように支援いたします。

オフィス移転にむけての文書管理の実施項目

オフィススペースの有効活用と
管理コストの低減

  • 文書、記録、図面、物品類の削減を図る(保管スペースの改善)
  • 常時必要な文書情報のみオフィスで管理(文書・資料の定量管理)

オフィス移転を機に、
情報の属人化を改善

  • 組織で統一された文書管理ルールの作成(情報の属人化の改善)
  • ファイリングシステムの標準化(情報資産の有効活用を促進)

移転後も維持出来る
新文書情報管理の仕組みを構築

  • 移転後もリバウンドしない維持・定着可能な新文書管理制度運用方式の構築

オフィス移転時における当社のサービスメニュー

円滑・ローコストの移転、効率的な文書整備をサポートします

 

当社では、オフィス移転に向けてお客さまに代わって面倒な業務を代行いたします。

  • 1 定期的に移転物量を把握
  • 2 業務や利用頻度に合わせた文書配置設計
  • 3 文書・物品移動リストの作成
  • 4 文書分類・保存・整備ルールの作成
  • 5 文書の仕分け作業
  • 6 文書の電子化
  • 7 文書の保存庫への移動
  • 8 文書廃棄作業

オフィス移転にともなう整備作業プロセス

ミクロな計画と支援体制がオフィス移転成功の秘訣

 

移転のための管理を改善するには、まず改善策を実施する体制作りから始める必要があります。その後、移転前のオフィスにおける情報資産管理の現状とその原因を調査・分析します。

 

この調査・分析に基づいて新制度設計(ルール・移転のための手順書)を策定、文書整理に取りかかります。移転直前には、再調査を実施し、新オフィス移転に向けた文書量の最終調整を実施いたします。移転後には新しい文書管理新制度にて定着化を図ります。

 

また、文書管理は、オフィス移転で完了するわけでありません。都度、ルールが徹底されているか、ルールを改訂すべき箇所がないか等の監視を継続し、併せて定期的な点検等による定着化等、持続可能なメンテナンスシステムが必要となります。

オフィス移転時の文書仕分け作業

当社のオフィス移転文書管理サービスでは、
1. オフィスで保管する文書、2. 電子化する文書、3. オフィス以外の倉庫に保存する文書、4. 廃棄する文書
という4つに仕分けし、1~3については、移転後も検索・利活用しやすいように整備します。

 

また、お客さまのご要望に応じて、ファイルサーバ内の仕分け作業も実施いたします。

文書の仕分け作業イメージ

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