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金融機関における文書管理事例

金融機関の背景

課題(要求事項)

  • 低金利により収益性が低下

  • 事務を効率化して、リテール業務等に振り向けたい

  • 顧客情報管理等、金融庁が求める文書管理事務のレベルの担保

文書管理の事務明確化・効率化

NRMの特徴

1

管理対象文書の明確化・効率化

文書分類表の作成、保存期間の設定・見直し、および原本、

控えの重複管理の排除等により明確化・効率化

 
2

営業店間の互換性の向上

各営業店の文書管理レベルの標準化、文書管理顧客情報管理レベルを向上

 
3

サードパーティとして最適な
コンサルティングサービスの提供

運用の効率化のためお客様にとってベストなシステム、ツールをご提案

 
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コンサルティングの概要

支援実施体制

法定保存文書を含む管理すべき文書の特定と文書管理運用ルール、体制の整備

他行事例をベースとした保存期間の設定・見直し提案

還元資料等一時的な確認文書の廃棄、諸届の集約管理による効率化

文書管理、顧客情報管理の効率化に資する電算システムの導入の提案

文書管理改善の骨子

 

 

保存文書マスタ(一覧)の整備
文書管理運用ルールの策定
文書管理体制の整備
集中保管、イメージ保管対象ドキュメントの把握
矢印
  具体的効果
運用の明確化、標準化
検索性、ファイリング業務効率の向上
現場負担の軽減
管理の維持、定着

支援業務概要

調査改善の実施概要

 
営業店に対するヒアリング調査

 本部で把握できていない文書管理事務の洗い出し

保存すべき文書を一覧化する保存文書マスタの作成

 個別業務規程等で定める保存期間を調査し、作成

運用実態と文書管理規程のギャップを埋める文書管理運用ルールを作成

 ヒアリング結集をもとに、実効性があるルールを作成

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