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煩雑な不動産書類を、スマートに一括管理
― 契約書・図面・申請書類も迷わず探せる環境へ ―
不動産文書管理
サービスパッケージ
賃貸・売買契約、図面、申請書など、 紙と電子が混在する不動産文書を一元管理。 安全・効率・正確な運用で、管理業務を革新します。
不動産業界に広がるデジタルシフト。
情報の力で、業務を「管理」から「戦略」へ。
不動産文書管理を革新する、
次世代型トータルソリューション
不動産業界はいま、デジタル変革の転換期。取得から売買・賃貸・保守までの膨大な書類が業務を複雑化しています。
NRMの不動産管理サービスは、紙と電子が混在する情報を統合管理することで、効率化だけでなく迅速な意思決定やガバナンス強化を実現します。情報を守るだけでなく、「使える資産」として活かす仕組みを構築します。
alt="" width="560" height="370" />⽂書管理の⽬的
情報を整えて、探す手間ゼロへ
業務効率向上の仕組みづくり
紙と電子が混在する情報をルールに沿って分類・整理し、必要時にすぐ使える状態に。業務スピードと正確さが向上します。
機密情報を守り、信頼を築く
リスクに備える管理体制
文書の保管・アクセスルールを明確にし、情報漏洩や紛失リスクを最小限に。ガバナンス強化と法令対応にもつながります。
「誰でも使える」資産として継承
スムーズな引き継ぎと活用
文書の一元管理と共有化により、営業・技術・事務などあらゆる業務の承継が円滑に。属人化を防ぎ、生産性も向上します。
不動産業界における文書管理のニーズ
契約書や図面など、紙と電子が混在する情報を一元管理したい。
宅建業法に基づく重要書類を、紙原本を前提に適切に管理できる体制を整えたい。
契約書や申請書が物件・担当者ごとに分散しており、探す手間を減らしたい。
現場業務を効率化し、社員がコア業務に集中できる体制をつくりたい。
情報を活かし、顧客対応力・成約率を向上させたい。
文書の改ざん・紛失リスクを最小化し、監査対応を強化したい。
拠点や部門間で分散する情報を可視化し、経営判断のスピードを高めたい。
文書の保存期限や廃棄ルールを明確にし、基準に基づいて管理を適正化したい。
NRMには、「情報資産管理技術者®」や「記録情報管理士®」などの専門資格を持つスタッフが多数在籍。
文書の電子化や管理体制の見直し、全社的なルール整備といった複雑な課題にも、
確かな知識と豊富な実績で対応し、現場に根づく最適な解決策をご提案します。
- 「情報資産管理技術者®」「記録情報管理士®」は、NRMグループの登録商標です。
不動産担当者が抱える課題を一挙に解決。
NRMの不動産文書管理サービスパッケージ は、「紙と電子の一元管理」
「業務効率化」「ガバナンス強化」を実現する次世代ソリューションです。
NRM 日本レコードマネジメント株式会社
NRM 日本レコードマネジメント株式会社
改善ソリューション
紙・電子の両文書を統合管理
物件ごとの書類を一元化し、必要な情報をすぐに検索・共有できます。
宅建業法など不動産関連法令の遵守
重要事項説明書や契約書類など、適切に管理する文書管理体制を構築します。
管理ルールの標準化
属人化しやすい文書管理を仕組み化し、全社で統一運用を実現します。
社員の業務負荷を大幅削減
専門スタッフとシステムの連携で、現場担当者の手間を大幅に軽減します。
サービス概要
５つの革新的ソリューションで、不動産文書管理をトータルサポート。
取得から売却までのライフサイクル全体をカバーし、文書管理のあらゆる工程を最適化します。
- コンプライアンスに準拠した文書分類と保存ルールを整備し、全社的な標準化を実現
- バーコード/QRコードを用いて所在を明確化
- レコードセンターでの安全保管により、セキュリティと保存環境を最適化
- 契約書、図面、報告書などを迅速に電子化
- オンサイト/オフサイト対応で柔軟な運用をサポート
- 紙と電子を一体で管理できるデータベースシステムを構築
- リネイム機能、検索、閲覧、帳票出力、一括ダウンロードをシームレスに実現
- 文書管理専任スタッフが業務を代行
- 社員の負担を軽減し、コア業務への集中を後押し
管理対象となる主な文書（例）
- 土地、建物謄本
- 境界確認書
- 竣工図
- 工事契約書
- 鑑定評価書
- 土壌調査
- 耐震診断
- 環境認定関連
- オフィス、店舗、駐車場契約書
- 設備保守
- 警備
- 廃棄物処理
- 消防、防災関連
機能と特長
- バーコード/QRコードで文書を一括管理
- 保管場所、箱番号、ドキュメントNo.を即時検索
- セキュリティ万全のレコードセンター保管
- 高精度スキャニング（オンサイト/オフサイト対応）
- メタデータ付与で検索性を強化
- 機器選定や仕様策定までワンストップ支援
- 社内サーバ上でセキュアに運用
- 個人PCから即時検索、閲覧可能
- リネイム機能、帳票出力、一括ダウンロード対応
- 管理番号貼付、スキャン、登録、検索対応などを代行
- 社員のヒューマンエラーを最小化
- 文書管理体制の安定運用を実現
不動産管理サービスパッケージの導入メリット
不動産文書管理システム導入事例
紙と電子をつなぎ、文書管理を活用へ。
A社が取り組んだ、紙原本を重視しながら業務で活かす文書管理の事例をご紹介します。
中堅不動産企業 A社の事例
課題紙原本と電子データが分断され、活用しきれない
中堅規模の不動産企業であるA社では、売買契約書、賃貸借契約書、ビル管理契約書、各種申請書・許可書など、紙原本での管理が前提となる文書が多く存在していました。
一方で、物件取得時の評価（デューデリジェンス）や社内での情報共有を行う場面では、電子データとして文書を活用する必要性も高まっていました。
紙と電子が混在する中で、
- 原本の所在が分かりにくい
- 電子データを探しづらい
- 必要な資料をまとめて取得するのに時間がかかる
といった課題を抱えていました。
取り組み紙原本を守り、電子データを活かす
A社では、 紙原本の管理を重視しながら、利用のための電子化を組み合わせた文書管理体制を構築しました。
専任クラークが、
- 紙文書のインデックス情報とPDF化した電子データを登録
- 人の手による確実な運用
を行うことで、 文書の精度と信頼性を保った管理を実現しています。
特長文書管理システムの活用ポイント
A社が導入した文書管理システムでは、 次のような運用を行っています。
- 紙原本と電子データを同一インデックスで管理
- PDFデータの検索・閲覧が可能
- 任意のファイル名を付けて一括ダウンロード
- 物件・契約単位で必要資料をまとめて取得
紙文化を前提としながら、原本管理とデータ活用を両立できる点が特長です。
運用オンタイム電子化ですぐ使える状態に
資料センターでは、物件取得時や契約更新時などの業務の節目にあわせて、紙文書をオンタイムで電子化し、インデックス登録までを一連の流れで実施しています。
その結果、文書管理システムを活用することで、 必要な情報にすぐアクセスできる環境が整い、業務スピードを保ちながら、評価・確認・共有をスムーズに行える体制が構築されています。
不動産業界サービス事例
不動産業界で進むデジタル化を背景に、売買・賃貸で発生する膨大な契約書類や物件関連の記録を一元管理し、検索性と業務効率の向上を目指して導入したNRMの不動産管理事例ページです。
紙契約と電子契約の統合から、不動産関連法令の遵守、不動産業法務を踏まえた文書管理体制の構築、長期保管までを、コンサルティング・運用支援・ITツール導入を通じて実現したプロセスと導入イメージを紹介しています。
導入ステップ
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お問い合わせ
現状ヒアリング・課題分析
管理ルール・運用設計の策定
文書分類や保存ルールなど、運用に即した実践的な仕組みを設計します。
システム構築・電子化準備
紙・電子両方の文書を一元管理できる環境を構築し、電子化体制を整えます。
導入・教育・運用開始
実運用をスタートし、担当者への操作研修や運用定着をサポートします。
継続支援・改善提案
導入後も定期的に運用を見直し、より効率的な仕組みへ改善を提案します。
よくある質問
不安や疑問を解消して、安心の文書管理のスタートを。
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NRMのITソリューション
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「文書管理を効率化したい」「監査対応を強化したい」 そのお悩み、まずは無料相談から。
お見積りやご相談については、以下メールフォームまたはお電話からお気軽にお問い合わせください。
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営業開発部：木村・十河（そごう）まで