AIがサポートする次世代
統合文書情報管理システム

IRMS

紙文書から電子文書まで統合管理・横断検索が可能

ペーパーレス化を推進する強力な機能や導入後サポートの仕組みを備えており、オフィスワークの効率化やリモートワークをはじめとする働き方改革、災害時の事業継続など、組織のDX化に寄与する次世代の文書情報管理データベースシステムです。

IRMSとは

行政や企業など一般組織で管理・活用されている文書・記録類は、現状、「紙」、「スキャニングPDF」と「テキスト」などの形態で書庫やサーバ内で混在していたり、重複したりして保存されている場合がほとんどです。その場合、必要な書類を探し出すのに時間を費やすことが多く、非効率でした。そこで紙や電子文書など、形態の異なる資料であっても統合的に管理しながら、思いついた言葉やキーワードで横断検索可能で、いつでもどこでも必要な資料が瞬時に入手できるシステムのニーズが高まっています。

主要機能のご紹介

6つの基幹システム

1　RM-EXL

当システムの中核をなすデータベース

2　RMS

文書管理の基本機能、紙ファイルの登録、貸出、保存年限などの管理

3　RM-REV

画像PDF（文書・図面）へ直接リンク付けによる改訂（履歴）管理

4　RM-OCR

スキャニング画像PDFファイルの誤変換自動補正付テキスト変換OCRシステム

５　RM-RT

共用ファイルサーバ内の文書の評価選別・移管・登録機能をAIでサポート

6　RM-AI

集中化テキスト文書の登録、全文検索、開示制限、改訂・保存年限管理などをAIでサポート

RM-OCR

紙書類を電子化（スキャニング）した画像PDFファイルを高精度でフルテキストに変換します。
重要キーワードや誤変換を逐次登録して、常にアップデートされた最新内蔵辞書によるテキストの自動修正も行えるOCRシステムです。

STEP 1

紙文書

⽂書や資料の物理的な使⽤を削減することで業務効率を⾼め、環境への負荷も軽減します。

STEP 2

OCR

テキストへの変換とともに内蔵辞典に登録された重要キーワード情報を活用し、変換したテキスト情報の自動修正を行います。

STEP 3

変換内容のチェック

出力された誤変換キーワード候補を確認します。

STEP 4

編集内容の登録

確認した内容を内蔵辞典に反映・蓄積します。

STEP 5

誤変換の修正

内蔵辞書に蓄積したすべての誤変換修正内容を照会して、テキストの一括修正を行います。

STEP 6

補足キーワード追加

補足キーワードを追加することも可能です。
【利用イメージ】

重要キーワードを補足
文書内画像への情報追加

STEP 7

透明テキストの埋め込み

修正したテキストを透明テキストとしてPDFに埋め込みます。

STEP 8

二次利用

テキストの抽出や文書管理システムなどで全文検索の用途として利用できます。
RM-EXでも二次利用可能です。

RM-RT

共用ファイルサーバ内の文書の評価選別、電子署名、移管などをAIでサポートするシステムです。

共用サーバ内のテキスト文書を監視し、文書情報管理システムから全文検索が可能になります。
文書管理システムへ移管する際は、「仮登録」や「上長による承認」等、運用形態に合わせて対応します。
移管したテキスト文書に電子署名をつけることにより、正式な手順を経たものである証明をします。

RM-AI

集中化テキスト文書の登録、全文検索、開示制限、改訂・保存年限管理などをAIでサポートするシステムです。

POINT1 　関連単語表示機能

例えば「破砕帯」と「地震動」に関連性が深い用語を検索回数スコアが多い順に表示します。AIが個人の知識の差による検索結果のばらつきをサポートします。

POINT2 　AIによる検索効率の飛躍的向上

AIで「破砕帯」と「地震動」について、より深く論議されている順に検索結果を表示します。探したい文書が検索結果の上位にくる可能性が高くなります。

POINT3 　類似文書一覧機能

AIで本文内容が類似している文書を一覧表示します。類似文書だけをターゲットにして時系列に探したり、本文内容（全文）を見比べたりして目的の文書を探すことができます。

導入事例（電力会社）

導入前

発電所の設備の仕様書、運転手順書など設備に関わるあらゆる情報は原則紙文書で管理しており、約50万冊に上ります。キーワードを入力して文書を検索するシステムは存在しますが、文書タイトルのみの検索にとどまり、内容を詳しく見るには、発電所内や市内の別の場所にある書庫に出向く必要がありました。

ご提案

公開資料や設備に関する仕様書、運転手順書など膨大な量の紙文書をフルテキスト化
従業員のパソコンやモバイル端末から検索・閲覧できるソフトの導入
AIサポートによる関連用語表示や類似文書表示で文書検索の効率化

導入後

紙文書をスキャンし、電子化した後にOCRシステムで全文をフルテキストデータに変換しています。またAI技術を活用し、原子力規制などに関する公開資料検索を効率化するシステムの試験運用を開始しました。将来的に、所内のパソコンやモバイル端末からすべての資料を検索・閲覧できるよう進めています。業務経験が少ない若手従業員でも必要な情報に素早くたどり着けるようになり、業務の大幅な効率化と設備知識の円滑な継承の実現を見据えています。

IRMS動作環境

	要件等	備考
サーバOS	WindowsServer、Linux等	64bitサーバOS
JAVA	JAVA10以上	※JAVA9以前では機能しません
メモリ	8GB～10GB程度	AI機能の利用は10GB程度必要。全文検索のみ利用は8GB程度
ストレージ使用量（全文検索）	約1GB/1万冊	SSD推奨
ストレージ使用量（AI学習）	約1GB/10万冊	―
CPU	コア数4個以上	全文検索のみ利用は2個以上。コア数が多いほど高速になります。

お問い合わせ

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