統合文書情報管理システム IRMS

IRMSとは

行政や企業など一般組織で管理・活用されている文書・記録類は、現状、「紙」、「スキャニングPDF」と「テキスト」などの形態で書庫やサーバ内で混在していたり、重複したりして保存されている場合がほとんどです。その場合、必要な書類を探し出すのに時間を費やすことが多く、非効率でした。そこで紙や電子文書など、形態の異なる資料であっても統合的に管理しながら、思いついた言葉やキーワードで横断検索可能で、いつでもどこでも必要な資料が瞬時に入手できるシステムのニーズが高まっています。

IRMS(Integrated Records Management System)は、ペーパレス化を推進する強力な機能や導入後サポートの仕組みを備えており、オフィスワークの効率化やリモートワークをはじめとする働き方改革、災害時の事業継続など、組織のDX化に寄与する次世代の文書情報管理データベースシステムです。

イメージ図

IRMSシステムイメージ

主要機能のご紹介

6つの基幹システム

RM-EXL

当システムの中核をなすデータベース

RMS

文書管理の基本機能、紙ファイルの登録、貸出、保存 年限などの管理

RM-REV

画像PDF(文書・図面)へ直接リンク付けによる改訂 (履歴)管理

RM-OCR

スキャニング画像PDFファイルの誤変換自動補正付テキスト変換OCRシステム

RM-RT

共用ファイルサーバ内の文書の評価選別・移管・登録機能をAIでサポート

RM-AI

集中化テキスト文書の登録、全文検索、開示制限、 改訂・保存年限管理などをAIでサポート

RM-OCR

紙書類を電子化(スキャニング)した画像PDFファイルを高精度でフルテキストに変換します。重要キーワードや誤変換を逐次登録して、常にアップデートされた最新内蔵辞書によるテキストの自動修正も行えるOCRシステムです。

RM-RT

共用ファイルサーバ内の文書の評価選別、電子署名、移管などをAIでサポートするシステムです。

RM-AI

集中化テキスト文書の登録、全文検索、開示制限、改訂・保存年限管理などをAIでサポートするシステムです。

関連単語表示機能

例えば「破砕帯」と「地震動」に関連性が深い用語を検索回数スコアが多い順に表示します。AIが個人の知識の差による検索結果のばらつきをサポートします。

AIによる検索効率の飛躍的向上

AIで「破砕帯」と「地震動」について、より深く論議されている順に検索結果を表示します。探したい文書が検索結果の上位にくる可能性が高くなります。

類似文書一覧機能

AIで本文内容が類似している文書を一覧表示します。類似文書だけをターゲットにして時系列に探したり、本文内容(全文)を見比べたりして目的の文書を探すことができます。

導入事例

電力会社

導入前
発電所の設備の仕様書、運転手順書など設備に関わるあらゆる情報は原則紙文書で管理しており、約50万冊に上ります。キーワードを入力して文書を検索するシステムは存在しますが、文書タイトルのみの検索にとどまり、内容を詳しく見るには、発電所内や市内の別の場所にある書庫に出向く必要がありました。
ご提案
  • 公開資料や設備に関する仕様書、運転手順書など膨大な量の紙文書をフルテキスト化
  • 従業員のパソコンやモバイル端末から検索・閲覧できるソフトの導入
  • AIサポートによる関連用語表示や類似文書表示で文書検索の効率化
導入後
紙文書をスキャンし、電子化した後にOCRシステムで全文をフルテキストデータに変換しています。またAI技術を活用し、原子力規制などに関する公開資料検索を効率化するシステムの試験運用を開始しました。将来的に、所内のパソコンやモバイル端末からすべての資料を検索・閲覧できるよう進めています。業務経験が少ない若手従業員でも必要な情報に素早くたどり着けるようになり、業務の大幅な効率化と設備知識の円滑な継承の実現を見据えています。
IRMS動作環境
要件等 備考
サーバOS WindowsServer、Linux等 64bitサーバOS
JAVA JAVA10以上 ※JAVA9以前では機能しません
メモリ 8GB ~ 10GB程度 AI 機能の利用は10GB 程度必要。全文検索のみ利用は8GB 程度
ストレージ使用量(全文検索) 約1GB / 1万冊 SSD推奨
ストレージ使用量(AI学習) 約1GB / 10万冊
CPU コア数4個以上 全文検索のみ利用は2個以上。コア数が多いほど高速になります

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担当部署:経営管理部
担当者:個人情報保護管理者 竹場 公
TEL:03-3258-8671(代表)
所在地
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東京都千代田区鍛冶町二丁目9番12号
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