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公文書管理サービス

公文書管理のイメージイラスト
公文書管理のイメージイラスト

公文書は行政の透明性と信頼性を支える、大切な記録です。
しかし、紙と電子が混在し整理が追いつかない、保存ルールが曖昧、検索に時間がかかるなど、多くの自治体で課題を抱えています。

NRMは専門スタッフが文書整理・電子化・管理体制の構築まで一貫して支援し、安全で確実な運用を実現します。

こんなお悩みありませんか?

文書所在が不明確

照会・確認業務に支障が出やすい。

保存期間の判定が困難

基準が共有されず判断に時間がかかる。

電子化データが乱雑

原本とデータの対応関係が不明瞭。

文書体系が不統一

年度・事務区分が曖昧で分類判断が難しい。

運用が属人化

運用ルールが担当者依存となっている。

保管スペースが逼迫

庁内スペースが圧迫され、適正管理が難しい。

自治体特有の文書管理課題は、NRMにお任せください!
現場を熟知した専門スタッフが丁寧にサポートします。

公文書管理の実績多数!NRMの強み

行政文書に精通した専門スタッフが対応

公文書管理法、保存期間の設定、分類体系の構築など、行政特有のルールに沿った運用づくりをサポート。現場で迷いやすいポイントも的確にフォローします。

現場の業務フローに合わせた仕組みを構築

単なる整理作業ではなく、部署間で共通して使えるルールと手順を整備。担当者が変わっても運用が続く、実務に根ざした管理体制をつくります。

大量文書・複雑な整理にも対応できる運用力

長年蓄積した書庫、散在した資料、紙と電子が混在した環境など、行政現場特有の難しい状況にも柔軟に対応。運用改善の実績が豊富です。

行政事務と情報発信をまとめて支える総合サポート

データ入力や名簿作成などの事務作業に加え、Web更新や公開情報の整理も対応。周辺業務をまとめて任せられるため、担当者は本来業務に専念できます。

行政機関における実績

国の機関

  • 国土交通省
    (関東地方整備局、近畿地方整備局、中部地方整備局、北陸地方整備局、観光庁)
  • 農林水産省
  • 文部科学省
  • 経済産業省
  • 会計検査院

独立行政法人

  • 宇宙航空研究開発機構(JAXA)
  • 水資源機構
  • 都市再生機構(UR都市機構)
  • 情報通信研究機構(NICT)

上記のほか、地方自治体での実績も多数あります。

公文書管理サービス一覧

01

公文書管理を整えるための総合サポート

公文書の整理、電子化、保存期間設定、運用ルールづくりなど、行政文書管理に必要な作業を一括で支援します。
紙・電子の混在整理から、引き継ぎしやすい管理体制の構築まで、現場に合わせた最適な形をご提案します。

現状の文書管理を可視化

文書量・分類状況・保管場所などを調査し、課題を明確化にします。

改善方針と運用ルールの整備

分類体系・保存期間・手順書など、公文書管理の基盤を構築します。

不要文書の整理と見直し

保存期間満了文書の仕分けや再評価を行い、管理の負担を軽くします。

文書の整理・データ登録を支援

文書リスト作成、台帳整備、データ化など、管理しやすい形に整えます。

管理データベースの整備・移行

文書情報を整理し、検索しやすく運用しやすい環境づくりをお手伝いします。

継続的な運用サポートも提供

文書の貸出対応、更新作業、運用改善など、継続的なサポートで負担を軽減します。

02

システム運用・行政事務を支える実務サポート

公文書管理の周辺業務もトータルに支援し、職員の負担を軽減します。

システム運用・ヘルプデスク支援

文書管理システムや電子決裁など、日々の運用を安定させるための操作サポートや問い合わせ対応を専門スタッフが担当。現場の困ったを素早く解決します。

行政事務・データ処理支援

各種資料の入力・照合・チェック、名簿作成、住民向け通知物の処理など、時間のかかる事務作業をアウトソースすることで、担当者が本来業務に集中できる環境を整えます。

Webサイト制作・運用支援

情報公開ページや行政情報の掲載更新など、Web管理業務もまとめてサポート。公開情報の整理やページ更新を効率化し、発信の品質を保ちます。

公文書の整理・管理の流れ

STEP 1

実態調査

  • 保有文書・図書・物品等のボリューム調査(執務室、書庫)
  • インタビュー調査、アンケート調査
  • 文書管理関連データベースの調査
STEP 2

改善提案

  • 全体改善計画の策定
  • 体制作り、作業工程の作成
  • 改善のための手順書作成
STEP 3

文書の減量化

  • 説明会の実施
  • 廃棄、保存キャンペーンの周知
  • 保有文書・図書・物品等見直し、再評価支援
  • 保存期限満了文書、不要文書の機密廃棄処理
STEP 4

文書の整理・登録

  • 保存文書リストの作成
  • データベース登録
  • 行政文書ファイル管理簿作成支援
  • 保有個人情報の台帳作成支援
STEP 5

文書管理システム(データベース)の構築

  • 電子決裁システムを補完するための文書管理データベース構築、導入データ移行
  • 説明会の実施
STEP 6

維持・メンテナンス

  • 保存文書の利用支援(貸出管理)
  • 新規発生文書の登録
  • 文書のライフサイクル管理
  • 文書管理の点検、改善提案
  • 文書管理の研修会

公文書管理サービスに関連する取得資格

組織の透明性・説明責任・信頼形成を支える公文書管理に、安心のスタッフがサポートします。

組織の認証

  • ISO/IEC 27001(情報セキュリティマネジメントシステム / ISMS)
  • ISO 9001(品質マネジメントシステム / QMS)
  • プライバシーマーク

文書管理関連

  • 公文書管理
  • ファイリング・デザイナー1級~3級
  • 電子化ファイリングA級・B級
  • 文書情報管理士
  • 個人情報保護士
  • 司書

情報技術関連

  • 応用情報技術者
  • 基本情報技術者
  • 情報セキュリティアドミニストレータ
  • ITパスポート

その他

  • ウェブデザイン技能士
  • CALS/ECインストラクター

よくある質問

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