文書・資料の電子化サービス

明日までに
書類を提出しないと行けないのに
なかなか見つからない・・・

書類がなければオフィス
を広く使えるの・・・

いつでもどこでも必要な書類を
閲覧出来れば・・・

地震や火災等の災害時に
重要な文書の消失が心配だ

こんなを解決
電子化の6つのメリット

  • MERIT.1

    紙文書を電子化することで
    文書保管スペースを節約

  • MERIT.2

    ご要望にあわせたファイル管理方法、
    キーワード検索で検索効率アップ!

  • MERIT.3

    ネットワーク・クラウドによる管理で
    外出先でも確認出来る!

  • MERIT.4

    タブレット・PCで閲覧出来るから
    大きな図面や分厚いファイルも持ち出し不要

  • MERIT.5

    火災や地震等の物理的な破損から
    重要文書を保護・バックアップ

  • MERIT.6

    適切な記録情報管理で法令文書や
    契約書も、しっかり管理

POINTサービスの

FLOW電子化作業の流れ

RESULT豊富な導入事例

Case.1

建築・不動産業

上場企業

導入前
図面の確認等が必要になることがあるが、資料が膨大で管理も煩雑なため、探すのに手間がかかっていました。また、古い図面だと劣化や色落ちが激しく見つかったとしても書いてある内容がなかなか分からなかったりと業務に大きな支障が出たためお願いすることになりました。
ご提案内容
  • 施工に関する図面や資料、社内の機密事項に関する資料等の電子化
  • 常駐作業によるスムーズで高セキュリティな電子化
  • 資料毎にファイルのリネーム
  • 資料を年代毎にカテゴライズすることで検索の効率化
導入後
電子化を行うことで、施工のビル名や年月等を絞り込んで探すことが出来るようになったため、大幅な時間の節約が可能になりました。また、常駐で電子化作業を行っているため、新規施工に関する資料が直ぐに電子化でき、社外へ機密情報が漏れる心配がなくなりました。

Case.2

金融関係

上場企業

導入前
オフィスは手狭で、書庫には書類の入った段ボールが天井まで積み上げられ、保管スペースがないために、会議室の中まで箱が野積みされている状態でした。オフィスの環境も悪く、必要な資料を見つけるのに多くの時間がかかり、探せないままの書類も多くありました。必要な資料は、担当者に電話で依頼して、手元に届くまでかなりの時間がかかります。また、資料の紛失や劣化の恐れがあり、管理に困っていました。
ご提案内容
  • 書庫並びにオフィス内保管文書の減量化
  • 保管文書の選別作業
    (廃棄文書・オフィス内保管文書・外部倉庫等保存文書・電子化対象文書)
  • 対象文書の電子化並びに検索の効率化
導入後
オフィスや書庫がすっきりし、レイアウトも大幅に変更することができ、省スペース化が実現出来ました。今まで、資料探しに多くの時間がかかっていましたが、電子化により、キーワードを使って検索することが可能となり検索時間も短縮出来ました。他の担当者との情報共有も可能となり、業務の効率化につながりました。

Case.3

総合商社

上場企業

導入前
日々大量に発生する文書の管理は、個人任せで異動に伴い前任者が置いて行った箱等もそのまま倉庫に積まれていて、管理に困っていました。必要な資料を見つけるのに時間がかかり、最悪の場合、情報の紛失・漏洩等の事故にもつながりかねない状況でした。
ご提案内容
  • オフィス保管文書資料の減量化
  • 保管文書の選別作業
  • 文書分類基準の作成・リテンション管理のルール化
  • 文書管理検索システムの導入
導入後
文書で溢れかえっていたオフィス環境も改善され、仕事の効率もアップしました。膨大な書類の中から必要な一枚の文書を探すという煩わしい作業もなくなり、数日間を費やしていた業務スピードを格段に速めることが可能になりました。必要時には、手元の端末からキーワードでいつでもどこでも書類の在り処がわかり、検索時間の大幅な削減が出来ました。

Case.4

プラント企業

上場企業

導入前
社内での文書管理のルールがなく、担当者管理になっており、担当者本人でないと文書を探し出すことが難しい状況でした。日々の業務に追われ、1案件が終了した後に文書を整理する時間がとれず、年々文書が増える一方でした。重要な文書と不要な文書が混在していて、年々スペースが狭くなり、オフィス内の環境を悪化させているだけでなく、セキュリティ対策も課題が山積していました。
ご提案内容
  • 文書資料のライフサイクルシステムの導入
  • 共有化情報の一元化・重要文書の電子化
  • セキュリティ対策
導入後
紙で行っていた業務を電子化し、ペーパレス化することで、担当者間の情報共有がスムーズになりました。外出先から、いつでも情報を利用することができ、業務効率や生産性の向上、コスト削減につながりました。文書を電子化したことにより、パスワード設定や暗号化の対策が可能になり、外部から内容を盗み取られるセキュリティ面の強化が図れました。

FAQよくある質問

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日本レコードマネジメント株式会社
担当部署:経営管理部
担当者:個人情報保護管理者 竹場 公
TEL:03-3258-8671(代表)

COMPANY会社概要

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設立
1976年2月10日
代表者
代表取締役社長 仲田 英明