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円滑なオフィス移転のための
記録情報の減量化

オフィスを移転する会社の課題

課題(要求事項)

  • オフィス及び書庫レイアウト改善をしたい
  • 新オフィスへの移転に備え、文書の減量化を図りたい
  • オフィスの移転を機会にペーパーレス化を推進したい
  • 新オフィスへスムーズに移転したい
  • 紙文書を減らして、ゆとりのあるオフィス環境をつくりたい
  • 新オフィスに移動させる文書を明確にしたい
  • キャビネットにすべての文書が収納できるようにしたい

記録情報の減量化を図り、
「選別ガイドライン」に基づき、記録情報(紙)を仕分

新オフィスへの移転準備は、まず現有記録情報の再評価による減量化を図ります。記録情報整備作業をスタートさせるために、社内の減量化キャンペーン(不要/低活用文書の廃棄・保存移管の促進)が重要です。

移転時に、保存文章の移管とスキャニング実施の拠点となるレコードセンターを設置できれば、社員の負担が大幅に軽減でき、社員は記録情報の選別に集中することができます。

  評価結果をカラーシール等で表示

「選別ガイドライン」に基づいた記録情報(紙)の4種仕分

オフィス
(活用記録情報)

原本
入手資料
紙が便利
 

電子化
(共用記録情報)

長期活用共用記録情報
 

外部保存
(低活用記録情報)

法定保存記録情報
業務終了後2年以上経過した記録情報
電子文書と重複保管記録情報
 

廃棄
(不要記録情報)

原本の写し
個人資料
保存期間を過ぎた記録情報

NRMのレコードマネジメントソリューション&サービス例

外部保存、電子化と判断された記録情報は、登録依頼票を作成してレコードセンターにご連絡いただければ、保存文書の移管、スキャニングの代行をします。

NRMのレコードマネジメントソリューション&サービス例

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