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プラント(製造・設備)分野における文書管理事例

  • 文書(工事記録、図面等)の的確な管理なくして安全管理なし
  • いかに有能なエンジニアでも正しい情報なくして的確な判断と意思決定は不可能

システム構築前の実態

過去から累積している大量の紙文書(工事記録・図面等)管理の問題点

保管・保存スペースの拡張
機器の工事記録や図面等の検索時間とマンパワーの増加
( 資料探しの時間ロス )
マニュアル、図面等の改訂もれ ( 古い図面の誤用 )
重要な文書、記録、データの分散化、散逸、所在不明等
有効な技術資料の活用性低下
( 担当者しかわからない、利用できない資料の増加 )
  過去から累積している大量の紙文書(工事記録・図面等)管理の問題点 

新しいシステム構築のねらい

電子を主体とした新しい文書管理システムの構築

ペーパーレス化
…紙文書の増加抑制と保管スペースの削減
文書情報の共有化と有効活用
…データベースの構築とネットワークによる共有化
工事・操作ミス・点検もれ等の防止
…図面、機器仕様、マニュアル等の的確な改訂管理
リスク管理
…説明責任、コンプライアンス、機密情報等に係る文書・記録の的確な管理
技術・ノウハウの蓄積
…技術検討書、調査研究データ、技術文献等の収集・蓄積・活用

システム構築の基本手順

紙文書の整備から電子文書管理システムの構築へ

データベースによる紙文書ファイル及び図面の登録管理(基礎整備)

設備・機器分類基準(体系)表の制定
文書ファイル及び図面の登録、検索システム(データベース)の導入
(ハード、ソフト、ネットワーク及び登録・検索項目の設定)
現有紙ファイル・図面のデータベース登録
(タイトル、図番、設備分類、作成者、作成年月日、担当G等)
紙ファイルの分類、整理、集中化、配架、配列

紙ファイル、図面の電子化と検索システムの高度化

紙ファイル、図面の電子化(スキャニング)
電子化ファイルの目次登録(栞付け)
電子化図面の機器名称・タグNo.等の抽出とリンク付け
設備分類、機器名称、タグNo.、図番等々による工事記録、図面等の統合検索システムの構築

文書管理システム(データベース)の概要

電子文書による本社および製造所間の
情報共有による業務効率化と安全性の向上

1) 電子を主体とした文書管理システムの概要
- 手元のパソコンで全ての文書・図面を的確かつ迅速に検索閲覧利用 -

文書管理システム(データベース)の概要

2) データベースによる文書記録・図面等の検索利用の高度化
- 手元のパソコンで機器名称やキーワードでファイルタイトルから目次まで串刺し検索が可能 -
…検索事例
「設備機器分類コード」から絞り込み検索
…該当工事記録ファイル⇒目次タイトル⇒該当ページ
「工事件名(ファイル・目次・タイトル)」から文字列検索
…該当工事記録ファイルタイトル⇔目次タイトル⇒該当ページ
「機器名(タグNo.)」からの検索
…該当工事記録ファイルタイトル⇔目次タイトル⇒該当ページ
(機器の工事履歴と現状確認が可能)
「設備分類」から絞り込んで「機器名(タグNo.)」から図面検索
…機器の関係図面の一覧リスト⇒図面の確認
(図面の改訂No.又は作成年月日から図面の変更履歴と最新図面の確認が可能)
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