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内部統制時代の記録情報管理

内部統制を実施する会社の背景

課題(要求事項)

  • 内部統制に対応した記録情報管理の仕組みを実現したい
  • 重要記録情報の管理を徹底したい
  • 内部統制に対応した組織体制を構築したい
  • 内部統制に対応して基本的な規程の見直しや必要な基本ルールを策定したい
  • 内部統制に対応したインフラ(特にIT環境)を整備したい
  • 運用状況をモニタリングする仕組みを検討したい

内部統制の整備・運用のポイントはPDCAサイクルを回すこと。
記録情報管理でも同じです。

「コンプライアンス」「説明責任」が問われ、ひとつの不祥事が企業を揺るがしかねない現代。記録情報管理の面からは、業務遂行の記録を適切に作成し、保存していくことが企業防衛の重要な要素となってきました。これは同時に、企業の重要なリソースである情報を十分に活用するというメリットにつながります。
会社の膨大な記録情報の中で、何をどのように管理すべきか、お悩みの企業をお手伝いいたします。

PDCAサイクル全体もNRMが支援

  • Plan
  • 部署毎に重要記録情報を特定し、管理の基準を定めます。
  • Do
  • 重要記録情報管理の基本ルール、基準表に従って重要記録情報管理を実施します。
  • Action
  • モニタリングでの指摘を基に基準の修正や運用の改善を図ります。
  • Check
  • 重要記録情報管理の運用状況をモニタリングします。
  • 組織体制の整備基本方針の策定(規程整備)
  • リスクの評価と対応
  • 統制活動
  • モニタリング
  • 情報と伝達
  • ITへの対応 (電子記録情報、 DB)

NRMのレコードマネジメントソリューション&サービス例

記録情報管理実態調査   ボリュームと記録情報の種類の洗出し、問題点・リスクの分析
重要記録情報管理のご提案   現状と改善の課題に合わせて選択するメニュー方式

整備段階

(1) 環境・インフラの整備
規程整備、組織・権限の確立、情報共有意識の醸成、セキュリティ、什器(キャビネット)、外部保存移管、記録情報管理基本ルール(ファイルタイトル、分類、保有期間)
 
(2) 記録情報管理基本ルールの確立
ファイル構成やファイルタイトルの標準化、分類基準表、保有年限表の整備
 
(3) 重要記録情報の特定と管理基準の策定・承認(重要記録情報管理基準表)
全社共通記録情報、部署固有記録情報、社史・アーカイブズ
 
(4) 重要記録情報管理の運用ルール
 
(5) 重要記録情報管理システム(データベース)整備

運用段階

(6) 重要記録情報管理支援
a. セントラルファイリング方式
現用段階を終了したファイルを集約して管理する「社内中間書庫」を運営します。
・ 検索ニーズへの対応(データベース管理)
・ 保有年限管理
b. 定期チェック方式
相談・お問い合わせはお気軽にご相談ください。
  • 電話からのお問い合わせ
  • 03-3258-9059(直通)
  • 営業開発部:木村・小山内まで
  • Webからのお問い合わせ

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